Τρίτη, 1 Μαρτίου 2011

Πώς να εισάγετε οριοθετημένα αρχεία στο Excel




Τα οριοθετημένα αρχεία (Delimited Files) μπορούν να δημιουργηθούν από το χρήστη ή δημιουργούνται από διάφορα λογισμικά και χρησιμοποιούνται κυρίως για να αποθηκεύουν σημαντικά δεδομένα. Αλλά ενώ είναι πολύ καλός τρόπος για να αποθηκεύσεις δεδομένα δεν είναι πολύ πρακτικό στη χρήση του  και στην ανάγνωση των δεδομένων. Σε αυτό το πρόβλημα δίνει λύση το Excel όπου τα μετατρέπει σε μορφή που μπορείτε να τροποποιήσετε εύκολα.


Η πιο διαδεδομένη μορφή αυτών των αρχείων είναι τα .csv αρχεία ή αλλιώς Comma Separated Values. Πρόκειται για αρχεία που περιέχουν δεδομένα που χωρίζονται από κόμμα ,όπου κάθε νέα γραμμή αντιπροσωπεύει μια νέα σειρά δεδομένων. Μερικές φορές το τέλος μιας γραμμής τονίζεται με ένα σύμβολο. Πως τα μετατρέπουμε όμως?

1. Ανοίγεται το Excel και πατάτε Άνοιγμα (Open) και βρείτε το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε με την κατάληξη .csv και πατήστε διπλό κλικ. Το Excel αυτόματα θα σας ανοίξει το Text Import Wizard.

2. Επιλέξτε Delimited σαν το αρχείο που αντιπροσωπεύει καλύτερα το αρχείο που θα ανοίξετε και πατήστε επόμενο.


3. Στο επόμενο παράθυρο το διαχωριστικό που χρησιμοποιείται στο έγγραφο.  Όπως κόμμα, κενό ή κάποιο άλλο. Στην προεπισκόπηση στο κάτω μέρος του παραθύρου θα γίνεται προεπισκόπηση των δεδομένων με βάση το διαχωριστικό που θα χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσει.


4. Στο τελευταίο βήμα επιλέξτε την μορφοποίηση που θέλετε να έχει κάθε πεδίο. Θα υπάρχει η γενική μορφή (general) σε όλα τα δεδομένα, μην το αλλάξετε αν δεν πρόκειται για ημερομηνία ή για δεδομένο που δεν το θέλετε σαν κείμενο. Πατήστε Finish.



5. Σώστε το αρχείο σε μορφή Excel ώστε να μπορέσετε να το μορφοποιήσετε όπως θέλετε χρησιμοποιώντας τα εργαλεία του προγράμματος.

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου

AddThis

Ratings and Recommendations by outbrain