Πώς να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή για το Microsoft Word

Το Office 2003 και 2007 δίνει την δυνατότητα στους χρήστες να εισάγουν μια ψηφιακή υπογραφή μέσα σε ένα αρχείο. Η υπογραφή προστίθεται  αφού έχει δημιουργηθεί ένα έγγραφο για να πιστοποιήσει την εγκυρότητα των στοιχείων. Η υπογραφή επίσης λειτουργεί και σαν ασφαλιστική δικλείδα, καθώς παραμένει στο έγγραφο μέχρι κάποιος που δεν έχει την αρμοδιότητα το τροποποιήσει.

Για το Word Office 2003 ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

1.       1.  Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να βάλετε την υπογραφή.

2.       2.  Επιλέξτε την καρτέλα Tools (Εργαλεία) και επιλέξτε Options (Επιλογές).

3.       3.  Επιλέξτε την καρτέλα Security(Ασφάλεια) και επιλέξτε Digital Signatures (Ψηφιακές Υπογραφές).

4.      4.   Πατήστε Add (Προσθήκη) και επιλέξτε την υπογραφή.

5.       5.  Πατήστε Ναι για να αποθηκεύσετε το αρχείο πριν υπογράψετε.

6.       6.  Πατήστε Ναι για να εισάγεται την υπογραφή στο κείμενο.

 

Για το Word Office 2007 ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

1.       Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να βάλετε την υπογραφή.

2.       Πατήστε την καρτέλα Insert (Εισαγωγή) και πατήστε Signature Line (Γραμμή Υπογραφής)  στο  τομέα Κείμενο (text).

3.       Πατήστε ΟΚ στο παράθυρο που θα βγει.

4.       Στο παράθυρο που θα ανοίξει γράψτε το όνομα σας , το τίτλο σας και τα e-mail σας. Γράψτε κάποιες οδηγίες για τους αναγνώστες αν έχετε και βάλτε τικ στην επιλογή για να μπορεί να κάνεις κάποιος σχόλιο και αν θέλετε να φαίνεται η ημερομηνία.

5.       Πατήστε ΟΚ για να εισάγεται την υπογραφή.

6.       Πατήστε αποθήκευση για να αποθηκευτεί το έγγραφο στην ειδική μορφή. Στο παράθυρο που θα ανοίξει θα σας κάνει μια προεπισκόπηση του τι υπογράφεται και θα σας ζητήσει να γράψετε το όνομα σας δίπλα σε ένα Αλλιώς μπορείτε να επιλέξετε την Επιλογή εικόνας. Σε αυτή την περίπτωση αντί για το όνομα σας θα εμφανιστεί η εικόνα. Μπορείτε να σκανάρετε την υπογραφή σας και να  την αποθηκεύσετε σε μορφή συμβατή με το Word όπως gif,tiff και bmp. Πατώντας αποδοχή έχετε εισάγει την υπογραφή σας.

Αφού σας στείλουν ένα αρχείο με υπογραφή θα πρέπει να ελέγξετε αν είναι γνήσιο και δεν έχει κάποια τροποποίηση. Είναι πάρα πολύ απλό. Στο κάτω μέρος του αρχείου θα υπάρχει ένα σηματάκι σαν κορδέλα που δηλώνει ότι υπάρχει υπογραφή. 

Αλλιώς για το Microsoft Office 2007 πατάτε το κουμπί των Windows πάνω αριστερά Προετοιμασία(Prepare) και μετά Προβολή υπογραφών (View Signatures). Πατήστε Λεπτομέρειες υπογραφής(Signature Details) πατώντας δεξί κλικ πάνω στην υπογραφή. Εάν η υπογραφή είναι έγκυρη και αναγνωρίζεται από το Office θα έχει το κείμενο «Έγκυρη υπογραφή» (This digital signature is OK). Σε περίπτωση που θέλετε και άλλα στοιχεία στο προηγούμενο παράθυρο πατήστε Προβολή. Θα δείτε τον εκδότη του εγγράφου και αν πατήσετε «ανατρέξετε στις πρόσθετες πληροφορίες που έχουν συλλεχθεί» στο παράθυρο Λεπτομέρειες Υπογραφής θα δείτε την ακριβή ημερομηνία και ώρα που μπήκε η υπογραφή στο έγγραφο.