Αυτόματη αποθήκευση και ανάκτηση αρχείων του Office

Ορισμένες φορές κάποιο πρόγραμμα του Microsoft Office κλείνει απροσδόκητα πριν προλάβετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα αρχείο με το οποίο εργάζεστε.

Στα πιθανά αίτια περιλαμβάνονται:

• Διακοπή ρεύματος.
• Κάποιο άλλο πρόγραμμα προκαλεί αστάθεια στο σύστημά σας.
• Υπάρχει πρόβλημα με το ίδιο το πρόγραμμα του Microsoft Office.

Αν και δεν μπορείτε πάντα να αποτρέπετε προβλήματα όπως τα παραπάνω, μπορείτε να προστατεύσετε την εργασία σας σε περιπτώσεις στις οποίες ένα πρόγραμμα του Office κλείνει μη φυσιολογικό τρόπο.

Η επιλογή Αυτόματη Ανάκτηση (στα εξής προγράμματα του Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Publisher και Visio) και η επιλογή Αυτόματη αποθήκευση (στο Microsoft Office Outlook) μπορούν να σας βοηθήσουν με δύο τρόπους ώστε να μην χάνετε την εργασία σας:

• Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται αυτόματα     Αν ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη Ανάκτηση ή Αυτόματη Αποθήκευση, το αρχείο (όπως ένα έγγραφο του Microsoft Office Word) ή στοιχείο σας (όπως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook) αποθηκεύεται αυτόματα όσο συχνά θέλετε. Συνεπώς, εάν εργάζεστε για πολλή ώρα αλλά ξεχάσατε να αποθηκεύσετε το αρχείο ή εάν προκύψει διακοπή ρεύματος, το αρχείο με το οποίο εργαζόσασταν περιέχει το σύνολο ή τουλάχιστον μέρος από την εργασία που κάνατε από την τελευταία αποθήκευση.
• Η κατάσταση του προγράμματός σας αποθηκεύεται αυτόματα     Στα Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint και Microsoft Office Word, έχετε ένα επιπλέον όφελος όταν ενεργοποιείτε τις επιλογές Αυτόματη Ανάκτηση ή Αυτόματη Αποθήκευση. Σε αυτά τα προγράμματα, εάν ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, ορισμένα χαρακτηριστικά της κατάστασης του προγράμματος ανακτώνται μετά την επανεκκίνηση του προγράμματος έπειτα από μη φυσιολογικό κλείσιμο.

Για παράδειγμα, εργάζεστε ταυτόχρονα με πολλά βιβλία εργασίας του Excel. Κάθε αρχείο είναι ανοιχτό σε διαφορετικό παράθυρο με συγκεκριμένα δεδομένα ορατά σε κάθε παράθυρο. Σε ένα από τα βιβλία εργασίας, είναι επιλεγμένο κάποιο κελί που σας βοηθά να παρακολουθήσετε ποιες γραμμές έχετε ήδη αναθεωρήσει και, στη συνέχεια, το Excel διακόπτει τη λειτουργία του. Όταν κάνετε επανεκκίνηση του Excel, ανοίγει ξανά τα βιβλία εργασίας και επαναφέρει τα παράθυρα στην προηγούμενη κατάστασή τους πριν το Excel κλείσει με μη φυσιολογικό τρόπο.

Αν και δεν είναι δυνατή η ανάκτηση κάθε χαρακτηριστικού της κατάστασης του προγράμματός σας, σε πολλές περιπτώσεις η δυνατότητα "Ανάκτηση" μπορεί να εξασφαλίσει μια ταχύτερη ανάκτηση.

Παρακάτω ακολουθεί ο τρόπος ενεργοποίησης και παραμετροποίησης της αυτόματης ανάκτησης στο Microsoft Word.  Ανάλογες ενέργειες  απαιτούνται και για τα υπόλοιπα προγράμματα του Office.

Word

1. Κάντε κλικ στην επιλογή κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές του Word.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε x λεπτά.
4. Στη λίστα λεπτά, καθορίστε πόσο συχνά θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα και η κατάσταση του προγράμματος από το πρόγραμμα.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ   Η ποσότητα των νέων πληροφοριών που περιέχει το ανακτημένο αρχείο εξαρτάται από το πόσο συχνά ένα πρόγραμμα του Office αποθηκεύει το ανακτημένο αρχείο. Για παράδειγμα, εάν το ανακτημένο αρχείο αποθηκεύεται μόνο κάθε 15 λεπτά, το αρχείο αυτό δεν θα περιέχει τα τελευταία 14 λεπτά εργασίας πριν από μια πιθανή διακοπή ρεύματος ή την εμφάνιση κάποιου άλλου προβλήματος.

5. Προαιρετικά, μπορείτε να αλλάξετε τη θέση (που καθορίζεται στο πλαίσιο Θέση αρχείου Αυτόματης ανάκτησης) στην οποία το πρόγραμμα αποθηκεύει αυτόματα την έκδοση των αρχείων με τα οποία εργάζεστε.